定款認証後の作成資料

定款の認証が終わりましたら、取締役の決定をし、取締役が複数いる場合は、誰が代表取締役になるのか、本店の所在地はどこにするのかなどを決めて、それを書面にします。

ただし、会社の機関設定や定款の中に盛り込んだ内容によっては、改めて作成する必要がない書類もあります。

書類ごとに説明します。

取締役就任承諾書

その会社の発起人となっていない方が取締役になる場合、取締役就任承諾書が必要になります。

逆に、発起人になっていて取締役にもなる場合は、定款に設立時取締役として氏名が記載されていて、発起人として定款に実印を押印しますので、その時点で就任の承諾をしたと見なされます。
したがって、改めて取締役就任承諾書を作成する必要はありません。

代表取締役選定決議書

取締役会を置く場合は、定款に設立時代表取締役の氏名を記載しないので、この資料を作成し代表取締役を選定する必要があります。

取締役会を置かない場合は、定款に設立時代表取締役として氏名を記載していれば、改めて作成する必要はありません。定款を援用します。

定款に設立時代表取締役の氏名を記載しなかった場合、認証後に改めて誰を代表取締役にするかを代表取締役選定決議書で定めます。

多くの場合、定款を作成するタイミングでは取締役のメンバーも決まっており、誰が代表取締役になるかも決めているケースがほとんどなので、定款に記載をしてしまうことが多いです。

そうすることにより、作成しなければならない書類を減らすことが出来るというメリットがあります。

代表取締役就任承諾書

取締役会を設置した場合、代表取締役選定決議書を作成した後に代表取締役に就任したことに対する承諾書を作成します。

取締役会を設置しない場合は、先ほど説明した取締役就任承諾書と同じように、その会社の発起人となっていない方が代表取締役になる場合、取締役就任承諾書が必要になります。

逆に、発起人になっていて取締役になる人がさらに代表取締役になる場合、定款に設立時取締役及び設立時代表取締役として氏名が記載されていれば、発起人として定款に実印を押印しますので、その時点で就任の承諾をしたと見なされます。
したがって、改めて代表取締役就任承諾書を作成する必要はありません。

本店所在地決議書

定款に「当会社は、本店を東京都渋谷区に置く。」のように、最小行政区画までの記載にしている場合は、詳細の本店所在地を本店所在地決議書により、定めなければなりません。

定款に「当会社は、本店を東京都渋谷区代官山町○番○号に置く。」と言うように詳細な番地まで記載している場合は、本店所在地決議書は必要ありません。

定款に記載する本店所在地を最小行政区画までの記載にする事により、その区域内、上の例で言えば渋谷区内での本店移転であれば、定款の変更をしないで済むという便利さから、多くのケースで最小行政区画までの記載になっていますので、この書類を作るパターンが多いと言えます。

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